ぴ、ぴ、ぴぼっとてーぶる?

ミスター

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介護福祉士・社会福祉士・保育士 実習生受け入れ 兵庫・尼崎・日生中央・姫路

皆さまこんにちは、ミスターです。

ついに新年度が始まり、希望に燃えている方、忙しさに首が回らくなっている方それぞれいらっしゃるかと思いますが、システムチームにとってもこの時期は年度替わりの対応や介護報酬改定のシステム対応などやることが多くてバタバタする時期であります。

またどの部門でも年度末で締めた各種データの集計など事務的な仕事が集中する時期でもあるかと思いますので、そんな時期にぴったりなExcel便利機能のコーナーを久しぶりにやっていきたいと思います。

今回はExcelでの集計・分析作業において圧倒的なパフォーマンスを発揮する機能である「ピボットテーブル」について最も基本的な部分をご紹介します。

ピボットテーブルとは

誰もが一度は聞いたことがあるこのワード、実際に使っておられる方も多数いらっしゃるかと思いますが、中にはなんか小難しそうと思って敬遠されている方もいるかもしれません。

ピボットテーブルは表として一定のルールに基づき入力された大量のデータに対して自動的に集計・分析してくれる機能でさらにグラフ化までしてくれるという仕事で非常に使える場面の多い機能になります。

今回は実際に簡単な例を用いて作成してみたいと思います。

① 元になるデータを準備する

これが無いと話になりませんので、とりあえず野菜売上一覧表なるものを作成してみました。

日付と購入者とその所属、購入品とその金額を入力したありがちな表になります。

これを集計し状況に応じて必要な項目にスポットをあてて分析するという作業がわずか数秒で自動的に完了します。

② ピボットテーブルを挿入する

①の表のどこでもよいので選択し、「挿入タブ」から「ピボットテーブル」を選択します。

ピボットテーブル化する範囲についての確認ウィンドウが出るので必要に応じて範囲を変更して「OK」をクリックすると、自動的に下記のようなシートが追加されます。

③ ピボットテーブルを希望の形に編集する

とりあえず今回は購入品ごとに月別の売り上げ金額を集計しさらに所属ごとの売れ行きを分析してみたいと思います。

とりあえず画面右側にあるこのウィンドウに行と列を設定していきます。

行ラベルに「購入品」と「日付」を列ラベルに所属を設定し、さらに売り上げ金額についての集計ですので、Σ値に「金額」を設定します。

※設定方法は上部にあるフィールドリストからドラッグ&ドロップで引っ張ってくるだけです。

これだけでそれらしい集計表が自動生成されましたが、もう少し見やすい形にするために設定を追加します。

生成された表の日付の部分を選択した状態でメニュー「グループの選択」から「日」を「月」に変更します。

これで最低限の設定が完成しました!

これで「訳ありトマト」は特養でよく売れているとか、「大根」の売上がだんだん落ちてきているとかという集計分析ができるようになりました。

まとめ

というわけで最低限ではありますが、本当にわずか数秒で集計資料が作成できました。

便利と思った方はもっと高度な集計に挑戦してみて下さい!

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