改善？効率？生産性？いやいや、焚き上げましょう、その仕事

妻が何か買っております。
さっき宅配便が届きました。しかも、２つも。

部屋に物を置きたくないミニマリスト、ミッチーです。

（あー、何を捨てようかな。）

私が部屋に何も置きたくない理由は、掃除・整理整頓が面倒だから。

何もなかったら掃除が楽じゃん、整理整頓しなくていいじゃん。

この発想が禍し、仕事にも影響が。

「この仕事無くせないかな。」

今回、私が過去「無くしてきた（＝焚き上げてきた）仕事」
をいくつかご紹介します。

 

（あー、ほんと何捨てよう。買うなと言えないし…）

方眼紙・定規でグラフを作ろう！算数セット！

人事の仕事が長いのですが、実は3年程、経理財務の部署に異動した経験があります。
人件費予算作成や人件費のシミュレーションなど人事寄りの数字を扱う仕事をしていました。

でも、経理財務の部署ということで少しはそれに近しい業務も振られることがあった訳で。

「毎日、日々の売上がでたら、品目ごとに売上のグラフを作って常務に報告してください」

そう言われて異動初日に渡されたのが「定規」と「方眼紙」

 

「？？？」

 

決してその会社のシステムが古いとかそういう訳ではなく、エクセルもあるし、経理システムもあるんですよ。

それらを使えば5分でできる仕事を45分使って手書きって。方眼紙って小学校依頼やで。

いくらなんでも何か事情があるんだろうと依頼してきた後輩にこっそりその理由を聞いてみたのですが、その後輩も配属されてから3年間ずっと疑問に思っていたと。

しかも、20年以上続いている、もはや神事と言っても過言ではない作業。

「郷に入れば郷に従え」という言葉があるじゃないですか。
私も半年間、毎日グラフを書いて常務に報告しましたよ。

でもこの仕事を妻が妙に気に入り、事あるごとに

「よっ！手書きグラフマスター！」とか

「大将！方眼紙買ってこようか？」とか

「今日のグラフの角度は90度？」とか

おちょくってくるように。

 

「もう、グラフを書くのはやめよう」

 

震える膝を抑えながら、常務にグラフ止めたいんですと意を決して言いに行きましたよ。

 

「君らが毎日もってくるからしゃーなしで見てたんやんか」

 

震えてた膝が崩れ落ちました。

20年もですか…

 

白紙&控除証明書はがき！恐怖のっぺらぼうセット！

 

いきなりですが、年末調整。

本当は11月ごろから業務シーズンに入るのでまだちょっと早いかもしれないですが、
なんとなく頭の片隅にちらつき始める時期になりました。

 

全国の給与担当者・年調担当者のみなさん、ご心労お察しします。
かく言う私もこれまで担当者として1000人分の年末調整をやってきたことがある訳で。

何が大変だったかというと保険料控除申告書の処理。日中は書き方が分からないという問い合わせ対応に追われ、就業時間後からチェック開始という感じ。

困ったのは白紙＋証明はがきをクリップで止めて後は人事で書いといてーと言わんばかりに提出してくる社員。これがめちゃくちゃ多かった。

年末調整の主担当となった3年目、12月に入り、忘年会シーズンで周りが楽しく過ごしている中、終電までちまちまと他人の保険料控除申告書を書いている時、

「もう来年は絶対僕らが書かない」

と固く心に誓い、翌年の9月ごろに29歳の末端社員が次のような御触書を出した訳で。

 

「今年から年末調整関係書類を白紙で送ってこられた方は、返送いたします。
それにより年末調整に間に合わなかった方はご自身で確定申告してください。
なお、書き方に関するお問い合わせは税務署もしくは各保険会社まで。」

 

 

いやーそのあと、社員からの理不尽な苦情の電話が殺到してすごかったな（笑）
ほんとこの会社辞めようと思った(笑)

 

でも、その年から人事のメンバー全員が本当に早く帰れるようになったんですよ。
白紙で提出してくる社員は一人もいなくなりましたし。

みんな年末調整は自分事なのできちんと自分で書いて、担当部署に提出しましょうね。

会社説明会にようこそ！ケーキ&コーヒーセット！

「ケーキを買ってきてください。1個500円位のを20個。それからスタバでコーヒーのポットを20人分。え？はい。座談会に参加する社員の分もです。」

私が配属されたのは、社内でも特に採用が苦戦していたエリア。

とある職種の採用人数を4倍の20人にというムリゲーに近いミッションを課され、
現地に着任し初めて迎えた説明会前日に私に依頼された初めての仕事がケーキ購入。

会社説明会なのになぜケーキを？と聞くとこの会社はケーキを出してくれるんだと印象に残るからと。

やったー！ケーキが出た！よし、この会社に決めよう！
ってなりますかね（笑）

ちょっとだけケーキが本当に必要か食い下がってみたのですが、会社説明会に来る人にとってこのケーキがいかに重要なポイントかを大人たちが熱心に説明する様子がとてもシュールで。

なんとなくこのエリアが採用に苦戦している事情が垣間見えた訳で。

 

百貨店に行ってケーキを買いに行き20個分の箱をもって説明会会場に向かう道すがら

「来年はもう絶対にケーキは買いにいく仕事やらない」

と固く心に誓ったのがちょうどこの時期でした。

 

「ケーキを出すのを躊躇する位、会社説明会に人を呼べばいいんだ。それから会場は飲食禁止の会場を手配しよう。（ミッチー心の声）」

 

いろいろ工夫して準備を進め、翌年1回100名が参加する説明会を開催、説明会予約者が60名を超えたくらいからケーキの話はひっそりと消えていきました。

武勇伝・武勇伝。

 

ちょっと最後に

私は、仕事の改善の話題になる時に、「この仕事無駄ですよね」とか「非効率な作業ですよね」とかあまり言わないように気を付けています。プラス少し疑問に思ってもひとまず一度はやってみる。

なぜなら、それを現にしてくださっている社員の人がいるから。

できるだけ「もっと良くできないか」とか「もっと楽できないか」とかを口癖に、
業務改善できたらいいですね。

それと手書きのグラフのくだりやケーキのくだりで、
「そもそもいるのかいらないのか」
から始めた方が良いのかもしれないのに
「手書きのグラフを今のそのままの形でエクセル化できないか？」
とか
「ケーキは出さないといけないので、効率的に100個のケーキを買うには？」
という話題になることが良くありました。

業務改善て難しい…
でも少しずつでもよくなれば会社に来るのが楽しみになるかもしれませんね。