グループウェアとは？そのメリット・デメリット

皆さまこんにちは、ミスターです。

いよいよ今週末にインテックス大阪で、釣り好きにとっては待ちに待った１大イベント、フィッシングショーが開催されますね！

今年も私は行く予定です。

前回の反省点も踏まえて、今回はよりエンジョイしてきたいと思います！

さて、さっそく本題ですが

今日はグループウェアについて書いてみたいと思います。

 

グループウェアというとここ10年20年ほどの間に出てきたツールだと思われがちですが、歴史は意外と古くなんと50年以上前にはすでに「LotusNotes」というグループウェアが存在していました。

ちなみに上記ソフトはいまだに現役です！

ただ、昔のグループウェアは価格も高く、なかなか一般的では無かったのですがここ最近では価格もかなり安くなりクラウド化もあわさって急速に普及していきました。

 

ところでグループウェアとは具体的にどういったモノなのかを簡単に言うと

パソコンやスマートフォン等を使って情報の共有やコミュニケーションを行う事で、業務効率をあげるツールです。

普段業務では様々なツールを使って情報共有やコミュニケーションを行っている事もあるかと思いますが、それらの機能を一つのツールにまとめる事によって各ツール間の連携を行うことで業務効率をより一層高める事ができる訳です。

例えば、プロジェクトメンバーで会議を開催するとしましょう

通常であれば・・・

１．プロジェクトメンバーに電話やメールでスケジュールを確認して調整する

２．スケジュール管理のツールに会議を登録する

３．設備予約のツールで会議室を押さえる

４．プロジェクトメンバーにアナウンスする

 

といった作業が発生すると思うのですが、グループウェアを導入すると・・・

１．スケジュール管理機能を使ってプロジェクトメンバーへ候補日程のアンケートを送信し回答してもらう

２．回答結果を基に、スケジュールを決定し登録する（その際に設備も同時に予約する）。

３．登録した結果が自動でプロジェクトメンバーへ通知される

といった感じで、バラバラに行っていた操作が全て連動して動いてくれるといった所でしょうか。

それに加えて、会議の資料や議事録等までもスケジュールと連動して登録できてしまったりします。

 

上に書いたのはほんの一例に過ぎませんが、他にも書類をデータで管理する事によって紙の消費を減らしたりといったようなコスト削減にもつながったりと様々な恩恵があります。

 

このように良いことづくしのように思いがちですが、当然落とし穴もあります。

それはやはりなんといっても、導入の難しさではないでしょうか？

業務の中で今まで長い間やってきたやり方を新しいものに変える難しさは皆さんご存知の通りだと思いますがグループウェア導入時はこれが一気に押し寄せてきます。

この変化に耐えれずに導入途中で断念する企業も少なくないようですね！

一旦導入してしまえば、のちの業務効率化は約束されているといっても過言ではないこのグループウェア。

使いこなせば使いこなすほど便利さが見えてくると思いますので、是非興味を持ってみてください！