入社手続書類にまつわるあれこれ

このブログを書いているのが２月27日。

間もなく4月の入社をドキドキしながら待っている学生さんも、
たくさんいらっしゃるのではないでしょうか。

花粉のせいで頭が全く回らず、春のない地域で暮らしたい、ミッチーです。
あるのかな？梅雨がない地域は聞いたことはあるけど。

春は就職・転職シーズンということもあり、
あかねでも4月入社予定の内定者への連絡が増えたり、
事業推進室でも新しく勤務を開始された方がいらっしゃいます。

採用部署でも春の入社を決めてくださった方に契約書や入社手続書類を発送する準備で、
すこし慌ただしくなってきました。

会社に入社するにあたって提出しないといけないといけない書類がこんなにあるのか
と改めて愕然としながら準備しています。

それと同時に増えてくるのが、入社書類の書き方についての質問。

昔々、新入社員や転職者方から、入社手続書類を預かり、
給与計算や社会保険手続きを担当していたころは、

「ここは書いてほしかったのに！なぜ空欄？」
とか
「不備で書き直してもらわないと…」
とか
悶えながら仕事をしていた時代が思い出されます。

 

私が人事のペーペーだったころ、この入社手続書類の書き方の質問で、
答えるのが簡単ようで、考え出すと頭から煙が出るくらい答えに悩んだ質問がこちら。

よくあった質問①　日付の書き方

見たことありませんか？紙の右上に「　　年　　月　　日」って書かれている書類。

Ｑ．『記入日、入社日、提出日。どれを書けばいいですか？』

Ａ．…えっ。そういえばいつの日付を書いてもらえばいいんだろう？

 

よくあった質問②　領収書のあて名

入社する会社に領収書を添付して提出してくださいって書類なかったですか？
例えば、雇入時健康診断を実費で払って、入社後に精算とかそういう時です。

Ｑ．『領収書のあて名は会社名ですか？個人名ですか？』

Ａ．…あっ。ほんとだ。どっちかいてもらえばいいんだろう？？

 

よくあった質問③　「印」

書類で自分の名前を書いた横とかに「　印　」て文字なかったですか？これについての質問

 

Ｑ．シャチハタでいいですか？

Ａ．ぐっ。シャチハタでもいいような気がするんだけど。実印でなくてもいいような、悪いような。

 

 

ちょっと懐かしくなったので、先週入社したばかりの学生アルバイト、さきちゃんに
入社手続き書類のギモンをピックアップしてもらいました。

トライしてもらったのは通勤届。
書く方の難易度は「中」、給与処理する側からすれば重要度「高」の部類に入る書類ですね。

さて、さきちゃんのギモンはこんな感じ。

Ｑ『通勤方法はバスや電車の場合、会社名も含みますか？』

初球からなかなか、打つのが難しい質問を放り込んできてますよ。
「阪急」「阪急電車」「阪急電鉄」「電車」どれが正解なんでしょう。

Ｑ『距離や所要時間は交通機関だけか、家から徒歩ですか？』

区間のところに「住居から」って書いてあるよねっていうのは難癖に近いかもしれません。

 

Ｑ『乗車券ICOCA等でも大丈夫ですか？』

大昔の私のようにICOCAって何？っていう事務員さんがいないことを祈ります。

 

Q『金額は片道と往復どちらですか？』

これは聞いてくれてありがとう的な質問ですね。本人の申告を信じて片道だけしか支給していなかった給与担当者も数パーセントいそうな気がします。おー、怖。

 

これまで受けてきた質問やさきちゃんの質問を改めて見返すと、
ちょっとした工夫で書きやすくなりそうな気もしますね。。

 

書く人にとっても、その後の手続きを担当する人にとっても
ストレスフリーな入社手続書類を作っていけたらいいですね。